share เอกสาร

ในภาพ อยู่ใน Google Docs แล้ว

มีเอกสารชื่อ "เปลี่ยนชื่อ spreadsheet ได้ตามชอบใจ" 1

เราจะ share หรือ แบ่งปันเอกสารนี้ ไปยังคนอื่น ให้เขาสามารถ

1. เปิดอ่านได้ แต่แก้ไขไม่ได้

2. หรือ เปิดอ่านและแก้ไขได้

* ขอเมนูลัด (short-cut ของวัตถุ) ของเอกสาร ทำได้ สองวิธี
วิธีแรก 
mouse ชี้ที่เอกสาร แล้ว click ขวา ก็จะได้เมนูลัด 1
คำสั่งที่ต้องการคือ คำสั่ง share...2 ที่เป็นคำสั่งย่อยใน Share 3

อีกวิธีหนึ่ง
click ในช่อง check mark หน้าชื่อเอกสาร ได้เครื่องหมาย เช็คถูก
click ที่คำสั่ง More ก็จะได้เมนูย่อย เหมือนกับวิธีแรก

ก็ click คำสั่ง share ที่ต้องการแล้ว (จากวิธีใด วิธี 1 ข้างต้น)
จะพบกรอบโต้ตอบนี้
ใต้หัวข้อ
Who has access
ที่ Private - หรือ ส่วนตัว
ค่าเป็น
Only the people listed below can access ท่านที่มีรายชื่อด้านล่างเท่านั่นที่จะเข้าถึงได้
และมีชื่อ ผม เพียงชื่อเดียว
click ที่ change ... 1

Sharing settings ตั้งค่า การแบ่งปัน
มี 3 ทาง
ตอนนี้ ตัวเลือกอยู่ที่ Private หรือ เป็นส่วนตัว ไม่มีใครเห็นหรือเข้าถึงเอกสารนี้ได้
อีกสองทางคือ
Public on the web  เป็นสาธารณะในโลกของ Internet สามารถค้นหาเอกสารนี้เจอ
Anyone with the link ใครก็ตามที่ทราบค่า link ของเอกสารนี้ ก็เข้าถึงเอกสารได้

สมมุติว่า ต้องการ share โดยเขียนจดหมาย (E-mail) และ พิมพ์ link นี้ลงในเอกสาร
จะเลือก ตัวเลือกที่สอง Anyone with the link

แล้ว พื้นที่
Access ก็ปรากฎขึ้น ให้ click ต่อที่ Can view เพื่อกำหนดค่าการเข้าถึงเอกสารว่าจะให้เป็น
* can edit  แก้ไขเอกสารได้
* can view อ่านเอกสาร แก้ไขไม่ได้ ซึ่งค่านี้ถูกเลือกอยู่ตอนนี้
ก็ click เลือกที่ต้องการ
และ click คำสั่ง Save

ก็จะได้ค่า link ที่โยงไปยังเอกสาร
ให้ copy ค่านี้ไว้ซะ  (กดแป้น control และอักษร C แทนคำสั่ง copy)
click คำสั่ง Done
ก็จบการ share เอกสาร

ต่อไปก็เปิด e-mail เพื่อเขียนจดหมายส่งไปยังบุคคลที่ต้องการ share เอกสารนี้
และในเนื้อความจดหมาย ก็ วาง (control อักษร v) ค่า copy ลงไป

เช่น
อยู่ใน g-mail และเริ่มเขึยนจดหมาย
(ในภาพ ต้องการให้ ผู้ใช้ click ที่บรรทัด "มีเอกสารที่ต้องการให้เปิดอ่าน" เพื่อพาไปยัง link ของเอกสาร)

แล้ว ป้ายดำ บรรทัด "มีเอกสารที่ต้องการให้เปิดอ่าน" เพื่อจะสร้าง link

นำ mouse ไปชี้เครื่องหมาย + ด้านล่าง
จะแสดง menu ย่อย ให้ชี้เลือกคำสั่ง insert link

เพื่อใส่ link ลงไปยังข้อความที่คลุมแถบสี
จะได้ pop-up นี้
ในช่อง Text to display
มีข้อความ "มีเอกสารที่ต้องการให้เปิดอ่าน" แสดงอยู่แล้ว เป็นผลจากการ คลุมดำ
ในช่อง web address ให้ วางสำเนา link ลงไปซะ

click คำสั่ง OK
จดหมายฉบับนี้ ก็พร้อมส่ง ครับ